Ausleihe

Einleitung #

Das Relution-Ausleihsystem unterstützt Schulen bei der effizienten Verwaltung von Leihgeräten. Das System ermöglicht es Administrator:innen, Ausleihbedingungen festzulegen, Ausleihzeiträume zu verfolgen und den Gerätestatus zu überwachen. Ziel ist ein transparenter, sicherer und reibungsloser Ablauf der Geräteausgabe und -rücknahme.

Nutzungsbedingungen #

Bevor Geräte an Schüler:innen oder Lehrkräfte ausgegeben werden, sollten klare Nutzungsbedingungen definiert sein. Hierzu zählen etwa gehören Fragestellungen wie allgemeine Rahmenbedingungen, die Regelung der Übergabe und Rückführung von Leihgeräten, die Haftung im Schadens- oder Verlustfall, sowie die initiale Einrichtung und Konfiguration der Geräte zur Einhaltung von Daten- und Jugendschutzbestimmungen.

Diese Bedingungen lassen sich in Relution unter „Einstellungen“ -> „Ausleihsystem“ hinterlegen und können zur besseren Lesbarkeit mit Markdown formatiert werden. Es ist möglich, mehrere Nutzungsvarianten zu speichern, die bei der Ausleihe ausgewählt werden können.

Die so dokumentierten Nutzungsbedingungen stehen im weiteren Ausleihprozess in Relution zur Verfügung und können bei jeder Ausleihe ausgewählt werden. So ist jederzeit dokumentiert, unter welchen Voraussetzungen ein Gerät verliehen wurde. Ergänzend kann ein physischer Leihvertrag abgeschlossen und im System hochgeladen werden.

Ausleihe von Geräten #

Um die Ausleihe in Relution systemisch abzubilden, lassen sich Geräte im Inventar verleihen. Dazu stehen in den Gerätedetails zwei Einstiege zur Verfügung: über den Schnellzugriff „Gerät verleihen“ in der Infobox oder über den Reiter „Ausleihe“ und die Schaltfläche „Verleihen“.

Im anschließenden Dialog wird der Ausleihzeitraum über die Pflichtfelder „Verliehen ab“ und „Verliehen bis“ definiert. Das Gerät wird einem Schüler:in oder Lehrer:in zugeordnet. Im Freitextfeld „Verliehen an“ wird der Name des Ausleihers eingetragen. Über eine Vorschlagsfunktion lassen sich bereits eingegebene Namen sowie vorhandene Relution Benutzer:innen auswählen.

Hinweis: Die Angabe unter „Verliehen an“ kann sich von der Benutzer:in unterscheiden, der das Gerät systemisch in Relution zugewiesen ist. Für die Nutzung des Ausleihsystems ist kein Relution-Konto erforderlich, eine Anmeldung mit Passwort an den Leihgeräten ist nicht notwendig. Soll das Gerät jedoch mit benutzerspezifischen Apps und Inhalten ausgegeben werden, ist es notwendig, entsprechende Benutzer:innen in Relution anzulegen und mit dem Gerät zu verknüpfen. Über Auto-Deployments lassen sich dann individuelle Inhalte automatisch bereitstellen.

In dem Freitextfeld „Bemerkungen“ lassen sich Kommentare hinterlegen. So kann angegeben werden, für welchen Zweck oder welche Maßnahme das Gerät verliehen wird. Wird das Gerät mit Zubehör wie beispielsweise ein Netzteil, einer Hülle oder einem Stift ausgehändigt, kann dies dokumentiert und bei der Rückgabe die vollständige Rückführung der ausgehändigten Utensilien kontrolliert werden. Des Weiteren können hinterlegte Nutzungsbedingungen ausgewählt und eine Unterschrift hochgeladen werden. Hier bietet es sich an, eine Kopie eines etwaigen physischen Leihvertrages hochzuladen.

Ein aktiv verliehenes Gerät wird in der „Ausleihe“-Übersicht als ausgeliehen angezeigt und steht bis zur Rückgabe nicht zur Verfügung. In der Inventarübersicht erkennt man verliehene Geräte an den befüllten Spalten „Verliehen an“ und „Verliehen bis“.

Rücknahme von Geräten #

Die Rückgabe erfolgt ebenfalls über die Gerätedetailseite – entweder über den Shortcut „Gerät zurücknehmen“ in der Infobox oder den Reiter „Ausleihe“ und der Schaltfläche „Zurücknehmen“.

Anschließend erscheint das Gerät in der Übersicht „Ausleihe“ nicht mehr als aktiv verliehenes Gerät und das Datum der Rückgabe wird angezeigt. Das Gerät ist wieder als Leihgerät verfügbar und kann nun erneut verliehen werden.

Überschrittene Leihfrist #

Wird die Leihfrist überschritten und das Gerät nicht rechtzeitig zurückgegeben, erscheint in der Inventarübersicht die Datumsangabe „Verliehen bis“ rot markiert für das entsprechende Gerät.Zusätzlich lassen sich Regeln definieren, um automatisch auf solche Fälle zu reagieren.

Regeln für überschrittene Leihfristen #

Folgende Aktionen können bei überschrittener Leihfrist automatisch ausgeführt werden: Ein nicht fristgerecht zurückgegebenes Leihgerät mit der Konformitätsverletzung „Leihfrist überschritten“ in den Gerätestatus „nicht konform“ versetzt werden. Über die Aktion „Ausgewählte Benutzer oder Gruppen benachrichtigen“ lassen sich bei Ereigniseintritt bspw. Administrator:innen automatisch über den Vorfall informieren. Leihgeräte können über diesen Mechanismus aber auch direkt gesperrt oder sogar automatisch auf den Werkszustand zurückgesetzt werden. Damit wird eine sichere und kontrollierte Nutzung der Leihgeräte gewährleistet.

Zubehör erfassen #

Relution bietet die Möglichkeit, unter „Benutzerdefinierte Geräteeigenschaften“ in den Einstellungen bis zu fünf zusätzliche Felder individuell zu definieren – zum Beispiel für „Zubehör“ wie Netzteile, Taschen oder Stifte. Diese Eigenschaften sind in den Gerätedetails sichtbar und lassen sich bei der Rückgabe gezielt prüfen. Sobald benutzerdefinierte Geräteeigenschaften aktiviert sind, werden diese anschließend in den Gerätedetails unter „Information“ am unteren Ende angezeigt.

Aktivierte benutzerdefinierte Geräteeigenschaften lassen sich in der Inventarübersicht im Relution Portal einblenden. Es lässt sich komfortabel erfassen, welche Zubehörteile zu einem jeweiligen Gerät gehören. Bei der Rücknahme eines Leihgerätes kann so schnell ermittelt werden, ob alle ausgegebenen Gegenstände vollständig zurückgegeben werden.