CSV-Import

Um eine größere Anzahl an Benutzern effizient zu verwalten, lässt sich die Import-Funktion über eine CSV-Datei nutzen. Voraussetzung sind die Berechtigungen zum Erstellen und zum Aktualisieren von Benutzern. Dafür sind folgende Schritte nötig:

1. Menü aufrufen: In Relution den Navigationspunkt Benutzer öffnen.
2. Import starten: Das 3-Punkte-Menü wählen und auf Benutzer per CSV importieren klicken.

   

3. Vorlage nutzen: Die bereitgestellte CSV-Vorlage herunterladen. Die Vorlage verwendet das im Feld CSV-Trennzeichen gewählte Trennzeichen (Komma oder Semikolon) und enthält die Spalten name, email, givenName, surname, password, disablePasswordAuthentication, phone, position, country, managedAppleId, locale, permissions, memberOfGroups, teacherOfClasses und studentOfClasses.
4. Daten bearbeiten: Die Datei in einem Editor der Wahl öffnen und die erforderlichen Werte eintragen.
5. Datei hochladen: Die editierte CSV-Datei im Schritt CSV Datei wieder in Relution hochladen. Dort befindet sich auch die Option Automatisch Gruppen und Klassen erstellen (siehe unten).
6. Prüfung: Die Vorschau prüfen (hierbei werden die ersten 5 Zeilen zur Kontrolle angezeigt).

   

7. Zuweisung (Optional): Die Nutzer lassen sich während dieses Prozesses direkt zu bestehenden Gruppen hinzufügen. Dieser Schritt wird nur mit der Berechtigung zum Lesen von Gruppen angezeigt.

   

8. Abschluss: Der Import-Fortschritt zeigt den aktuellen Status an. Die Zusammenfassung unterscheidet erfolgreiche, übersprungene und fehlgeschlagene Zeilen und führt zu jeder Zeile die Meldung auf.

   

Wichtige Hinweise zur Konfiguration #

• Passwort-Richtlinien: Bei der Hinterlegung fester Kennwörter müssen diese der Passwortrichtlinie der jeweiligen Organisation entsprechen. Schreibt die Richtlinie beispielsweise mindestens 8 Zeichen vor, schlägt der Import für alle Benutzer mit kürzeren Passwörtern fehl.
• Klassenzuweisung: Lehrkräfte und Schüler werden Klassen über die Spalten teacherOfClasses und studentOfClasses zugewiesen. Mehrere Klassen in einer Zelle werden durch | getrennt. Die Mitgliedschaft in einer Gruppe (z. B. UIT Teacher) ordnet niemanden einer Klasse zu. Eine Klasse wird nur gespeichert, wenn sie danach mindestens eine Lehrkraft und mindestens einen Schüler hat; bei bestehenden Klassen zählen die bisherigen Mitglieder mit. Ist das nicht der Fall, wird diese Klasse im Import-Bericht als übersprungen aufgeführt, die Benutzer selbst werden trotzdem importiert. Eine noch nicht vorhandene Klasse wird nur angelegt, wenn die Option Automatisch Gruppen und Klassen erstellen aktiviert ist, sonst wird die Zeile als fehlgeschlagen gemeldet.
• Gruppenzuweisung: Gruppen (z. B. die Systemgruppen UIT Teacher und UIT Student) werden über die Spalte memberOfGroups zugewiesen, Berechtigungen aus Benutzer → Berechtigungen (z. B. Self service portal - read access) über die Spalte permissions. Maßgeblich ist jeweils der exakte Name. Die Systemgruppen der Organisation tragen deren eindeutigen Namen als Präfix, z. B. UIT Teacher; selbst angelegte Gruppen werden mit ihrem eigenen Namen eingetragen. Steht der Name einer Berechtigung in memberOfGroups, schlägt der Import für diese Zeile mit der Meldung fehl, dass die Gruppe nicht gefunden wurde; ist Automatisch Gruppen und Klassen erstellen aktiviert, entsteht stattdessen eine neue, leere Gruppe mit diesem Namen.
• Aktualisierung bestehender Benutzer: Der CSV-Import kann auch für bereits vorhandene Benutzerkonten verwendet werden. Übereinstimmende Konten werden anhand der Spalte name (Benutzername) innerhalb derselben Organisation erkannt und mit den Werten aus der CSV-Datei aktualisiert, anstatt doppelt angelegt zu werden. Die E-Mail-Adresse spielt für diese Zuordnung keine Rolle. Benutzer, die von einem externen Anbieter (z. B. einem Verzeichnisdienst) verwaltet werden, werden übersprungen. Importierte Benutzer werden stets aktiviert.
• Leere Spalten bei einer Aktualisierung: Ist eine Spalte in der CSV-Datei vorhanden, ihr Wert für eine Zeile jedoch leer, wird das entsprechende Feld beim bestehenden Benutzer geleert. Ausgenommen davon sind die Spalten permissions, memberOfGroups, teacherOfClasses und studentOfClasses: Eine leere Zelle lässt die bestehenden Zuordnungen unverändert. Ein eingetragener Wert ersetzt die bisherigen Zuordnungen dagegen vollständig; nicht aufgeführte Berechtigungen und Gruppen werden entfernt, ebenso nicht aufgeführte Klassen, in denen der Benutzer als Lehrer bzw. Schüler eingetragen ist. Die im Import-Dialog zusätzlich gewählten Gruppen werden in jedem Fall hinzugefügt. Bei allen anderen Spalten gilt: Spalten, deren vorhandene Werte unverändert bleiben sollen, werden aus der CSV-Datei vollständig entfernt, statt sie nur leer zu lassen.
• Passwort bei einer Aktualisierung: Bleibt die Spalte password bei einem bereits bestehenden Benutzer leer oder wird sie ganz weggelassen, bleibt dessen aktuelles Passwort unverändert erhalten. Bei neu angelegten Benutzern ohne Passwort-Angabe wird kein Passwort automatisch vergeben; für diese Benutzer wird ein erstes Passwort in einem separaten Schritt hinterlegt.
• Nur Anmeldung per SSO: Die Spalte disablePasswordAuthentication wirkt nur beim Anlegen eines Benutzers; bei einer Aktualisierung bleibt der bisherige Wert erhalten.

Verhalten in der Praxis #

Einige konkrete Beispiele zur Aktualisierung bestehender Benutzer über die CSV-Datei:

• Die Spalte email ist vorhanden, aber für eine Zeile leer gelassen: Die vorhandene E-Mail-Adresse des Benutzers wird dadurch gelöscht. Soll sie unverändert bleiben, muss die Spalte email vollständig aus der CSV-Datei entfernt werden.
• Die Spalte memberOfGroups ist vorhanden, aber für eine Zeile leer gelassen: Die bestehenden Gruppenmitgliedschaften des Benutzers bleiben unverändert. Enthält die Zelle dagegen UIT Teacher, ist der Benutzer danach nur noch Mitglied dieser Gruppe und der im Import-Dialog gewählten Gruppen.
• Woran wird ein bestehender Benutzer beim Update erkannt: Ausschließlich anhand der Spalte name (Benutzername) innerhalb derselben Organisation — die E-Mail-Adresse spielt dabei keine Rolle.
• Die Spalte password bleibt leer: Bei einem bereits bestehenden Benutzer bleibt das aktuelle Passwort unverändert erhalten, unabhängig davon, ob die Spalte fehlt oder nur leer ist. Bei einem neu angelegten Benutzer wird in diesem Fall kein Passwort automatisch vergeben.

Beispiel für die Benennung:

• Name der Organisation: User-Import-Test
• Eindeutiger Name der Organisation: UIT
• Zuzuweisende Gruppen: UIT Student, UIT Teacher

Eine CSV-Datei mit einer Lehrkraft und einem Schüler, denen über die Spalte memberOfGroups jeweils eine Gruppe und über teacherOfClasses bzw. studentOfClasses die Klasse 10a zugewiesen wird, sieht beispielsweise wie folgt aus:

name;email;givenName;surname;permissions;memberOfGroups;teacherOfClasses;studentOfClasses
lehrer1;lehrer1@uit-schule.de;Lena;Lehrer;;UIT Teacher;10a;
schueler1;schueler1@uit-schule.de;Sam;Schueler;;UIT Student;;10a

Mehrere Gruppen, Berechtigungen bzw. Klassen innerhalb derselben Zelle werden durch ein Pipe-Zeichen (|) getrennt, zum Beispiel UIT Teacher|UIT Student. Das gilt für die Spalten memberOfGroups, permissions, teacherOfClasses und studentOfClasses. Ein Semikolon ist innerhalb der Zelle ebenfalls als Trennzeichen möglich; da dieses je nach gewähltem CSV-Trennzeichen jedoch bereits die Spalten selbst trennt, wird zur eindeutigen Unterscheidung die Verwendung von | empfohlen. Ein Komma trennt innerhalb einer Zelle nicht.

Automatisches Anlegen von Gruppen und Klassen #

Relution ist in der Lage, noch nicht vorhandene Klassen und Benutzergruppen während des Imports automatisch zu erstellen. Voraussetzung ist, dass im ersten Schritt (CSV Datei) die Option Automatisch Gruppen und Klassen erstellen aktiviert wird. Die Option ist standardmäßig deaktiviert und lässt sich nur mit den Berechtigungen zum Erstellen von Gruppen und Klassen aktivieren. Ohne diese Option werden Zeilen mit nicht vorhandenen Gruppen oder Klassen als fehlgeschlagen gemeldet. Berechtigungen aus der Spalte permissions werden nie automatisch angelegt; sie müssen bereits existieren. Dabei sind folgende Punkte zu beachten:

• Präzision: Maßgeblich ist die exakte Schreibweise des Namens; eine abweichende Schreibweise führt zu einer neuen Gruppe bzw. Klasse.
• Leerzeichen: Führende und abschließende Leerzeichen um Gruppen-, Klassen- und Berechtigungsnamen werden beim Import automatisch entfernt.
• Verwaltete Klassen: Klassen, die von einem externen Anbieter synchronisiert werden, werden beim Import übersprungen.

Häufige Ursachen für einen fehlgeschlagenen Import #

Ein häufiger Grund für einen fehlgeschlagenen CSV-Import ist eine E-Mail-Adresse, die bereits einem anderen Benutzerkonto auf dem Server zugeordnet ist. E-Mail-Adressen müssen serverweit eindeutig sein, unabhängig davon, welcher Organisation der jeweilige Benutzer angehört.