Digitaler Auftragsverarbeitungsvertrag
Einleitung
Um die volle DSGVO-Konformität zu gewährleisten, müssen Sie als Verantwortlicher mit dem Betreiber Ihrer Relution-Umgebung (dem Auftragsverarbeiter) einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Die neue “AVV erstellen”-Funktion ermöglicht Ihnen, diesen Vertrag vollständig digital zu konfigurieren und zu unterzeichnen.
Im Benachrichtigungsbereich (1) wird eine globale Meldung für jede Organisation angezeigt. Dies stellt sicher, dass der AVV für jeden Mandanten individuell oder global für alle Untermandante nabgeschlossen werden kann.
Sie erreichen die AVV-Einstellungen über zwei Wege:
- Direkt über die Benachrichtigung (1 + 2) im Benachrichtigungsbereich.
- Über den Menüpfad:
Home → Einstellungen → Allgemein/ AVV
1. Allgemeine Angaben
Dieser Bereich dient der eindeutigen Identifikation des Unterzeichners und der juristischen Person, die den Vertrag abschließt. Die Person, die diesen Abschnitt ausfüllt, muss zeichnungsberechtigt für die Organisation sein.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vollständiger Name der unterzeichnenden Person | Der Name der Person, die den Vertrag rechtlich bindend unterzeichnet. |
| Die E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person. | |
| Name des Unternehmens | Der offizielle Name Ihrer Organisation (des Verantwortlichen). |
| Adresse, Postleitzahl, Stadt, Land | Die offizielle Anschrift Ihrer Organisation. |
2. Wichtiger Hinweis zu Art. 9 DSGVO
Bitte beachten Sie den hervorgehobenen blauen Hinweis:
Die Verarbeitung von Daten nach Artikel 9 DSGVO ist nicht gestattet und muss durch den Auftraggeber unterbunden werden.
Hintergrund: Artikel 9 DSGVO regelt besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen). Da Relution ein MDM-System ist, das primär technische und administrative Daten verarbeitet, ist die Verarbeitung dieser hochsensiblen Datenkategorien im Standardbetrieb nicht zulässig und muss von Ihnen als Auftraggeber unterbunden werden.
3. Art der Daten
In diesem Bereich definieren Sie, welche Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Relution in Ihrem Auftrag verarbeitet werden. Setzen Sie Häkchen bei allen zutreffenden Kategorien, deren Daten in Ihrer Relution-Instanz vorkommen:
- Stammdaten (z.B. Vor- und Nachname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
- Vertragsstammdaten (Produkte, Kaufvertrag, Kaufpreis, Garantien)
- Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Ereignisse mit Benutzerkontext)
- Benutzergenerierte Inhalte (z.B. Forenbeiträge, Feature Requests, Supportanfragen)
- Gerätedaten (Gerätetyp, Gerätenummer, IP-Adresse, Betriebssysteminformationen, installierte Apps)
- Positionsdaten (iBeacons, GPS-Position, Funknetz, WiFi-Netzwerke)
Bei Bedarf können Sie über “Andere hinzufügen” zusätzliche, hier nicht gelistete Datenkategorien ergänzen.
4. Gruppe der Betroffenen
Wählen Sie aus, welche Gruppen von Personen von der Datenverarbeitung in Ihrer Relution-Instanz betroffen sind:
- Eltern und Elternvertreter
- Endkunden und Lieferanten
- Mitarbeitende (z.B. Arbeitnehmer, Lehrkräfte, Auszubildende, Verwaltungsangestellte)
- Schülerinnen und Schüler
Nutzen Sie auch hier die Funktion “Andere hinzufügen”, falls weitere Gruppen betroffen sind, die nicht in der Liste aufgeführt sind.
5. Kontakt für Notfälle
Geben Sie hier die Kontaktdaten der Person in Ihrer Organisation an, die im Falle einer Datenpanne oder anderer sicherheitsrelevanter Notfälle sofort kontaktiert werden kann. Diese Angaben sind verpflichtend.
- Name
- Telefon
6. Abschluss und Unterschrift
Bevor Sie den Vertrag abschließen, müssen Sie zwei Bestätigungen abgeben:
- Bestätigung der Zeichnungsberechtigung: Sie bestätigen, dass Sie berechtigt sind, den Vertrag im Namen Ihrer Organisation abzuschließen.
- Akzeptieren für alle Untermandanten: Diese Option ist relevant, wenn Sie als übergeordnete Instanz (z.B. Schulträger) den Vertrag auch für untergeordnete, verwaltete Einheiten (z.B. einzelne Schulen) abschließen.
Nachdem alle Felder korrekt ausgefüllt und die Bestätigungen gesetzt wurden, können Sie:
- Vorschau: Sehen Sie den vollständigen Vertragstext vorab ein.
- AVV unterschreiben: Schließen Sie den Vertrag digital ab. Der AVV ist damit rechtsgültig.
Bewahren Sie das signierte Dokument im Rahmen Ihrer Dokumentationspflichten (Rechenschaftspflicht nach DSGVO) sorgfältig auf.
Bitte beachten Sie: Eine digitale Kopie des unterzeichneten AVV wird automatisch an den Relution Lizenz Server gesendet.
Relution 26.0.0