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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Um die volle DSGVO-Konformität zu gewährleisten, muss der Verantwortliche mit dem Betreiber der eigenen Relution-Umgebung (dem Auftragsverarbeiter) einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Die neue AVV erstellen-Funktion ermöglicht, diesen Vertrag vollständig digital zu konfigurieren und zu unterzeichnen.

Damit unterstützt Relution einen effizienten, transparenten und rechtskonformen Abschluss von Auftragsverarbeitungsverträgen zwischen der Relution GmbH und dem Kunden.

Im Benachrichtigungsbereich (1) wird eine globale Meldung für jede Organisation angezeigt. Dies stellt sicher, dass der AVV für jeden Mandanten individuell oder global für alle Untermandanten abgeschlossen werden kann.

Die AVV-Einstellungen sind über zwei Wege erreichbar:

  1. Direkt über die Benachrichtigung (1 + 2) im Benachrichtigungsbereich.
  2. Über den Menüpfad: Home → Einstellungen → Allgemein → AVV

AVV Benachrichtigung und Einstellungsmenü in Relution

1. Allgemeine Angaben

Dieser Bereich dient der eindeutigen Identifikation des Unterzeichners und der juristischen Person, die den Vertrag abschließt. Die Person, die diesen Abschnitt ausfüllt, muss zeichnungsberechtigt für die Organisation sein.

FeldBeschreibung
Vollständiger Name der unterzeichnenden PersonDer Name der Person, die den Vertrag rechtlich bindend unterzeichnet.
E-MailDie E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person.
Name des UnternehmensDer offizielle Name der eigenen Organisation (des Verantwortlichen).
Adresse, Postleitzahl, Stadt, LandDie offizielle Anschrift der eigenen Organisation.

2. Wichtiger Hinweis zu Art. 9 DSGVO

Zu beachten ist der hervorgehobene blaue Hinweis:

Hintergrund: Artikel 9 DSGVO regelt besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten, ethnische Herkunft, politische Meinungen). Da Relution ein MDM-System ist, das primär technische und administrative Daten verarbeitet, ist die Verarbeitung dieser hochsensiblen Datenkategorien im Standardbetrieb nicht zulässig und muss vom Auftraggeber unterbunden werden.

3. Art der Daten

In diesem Bereich wird definiert, welche Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Relution im eigenen Auftrag verarbeitet werden. Häkchen bei allen zutreffenden Kategorien setzen, deren Daten in der eigenen Relution-Instanz vorkommen:

  • Stammdaten (z.B. Vor- und Nachname, Geschlecht, E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefonnummer)
  • Vertragsstammdaten (Produkte, Kaufvertrag, Kaufpreis, Garantien)
  • Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, Ereignisse mit Benutzerkontext)
  • Benutzergenerierte Inhalte (z.B. Forenbeiträge, Feature Requests, Supportanfragen)
  • Gerätedaten (Gerätetyp, Gerätenummer, IP-Adresse, Betriebssysteminformationen, installierte Apps)
  • Positionsdaten (iBeacons, GPS-Position, Funknetz, WiFi-Netzwerke)

Bei Bedarf lassen sich über Andere hinzufügen zusätzliche, hier nicht gelistete Datenkategorien ergänzen.

4. Gruppe der Betroffenen

Auswählen, welche Gruppen von Personen von der Datenverarbeitung in der eigenen Relution-Instanz betroffen sind:

  • Eltern und Elternvertreter
  • Endkunden und Lieferanten
  • Mitarbeitende (z.B. Arbeitnehmer, Lehrkräfte, Auszubildende, Verwaltungsangestellte)
  • Schülerinnen und Schüler

Auch hier lässt sich die Funktion Andere hinzufügen nutzen, falls weitere Gruppen betroffen sind, die nicht in der Liste aufgeführt sind.

5. Kontakt für Notfälle

Hier die Kontaktdaten der Person in der eigenen Organisation angeben, die im Falle einer Datenpanne oder anderer sicherheitsrelevanter Notfälle sofort kontaktiert werden kann. Diese Angaben sind verpflichtend.

  • Name
  • E-Mail
  • Telefon

6. Abschluss und Unterschrift

Vor Vertragsabschluss müssen zwei Bestätigungen abgegeben werden:

  1. Bestätigung der Zeichnungsberechtigung: Die Berechtigung, den Vertrag im Namen der eigenen Organisation abzuschließen, wird bestätigt.
  2. Akzeptieren für alle Untermandanten: Diese Option ist relevant, wenn der Vertrag als übergeordnete Instanz (z.B. Schulträger) auch für untergeordnete, verwaltete Einheiten (z.B. einzelne Schulen) abgeschlossen wird.

Nachdem alle Felder korrekt ausgefüllt und die Bestätigungen gesetzt wurden, stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Vorschau: Den vollständigen Vertragstext vorab einsehen.
  • AVV unterschreiben: Den Vertrag digital abschließen. Der AVV ist damit rechtsgültig.

Eine digitale Kopie des unterzeichneten AVV wird automatisch an den Relution Lizenz Server gesendet.

Hinweise zur AVV-Unterzeichnung

Besteht keine Berechtigung zur Unterzeichnung des Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV), gilt folgendes Vorgehen:

  • Account-Erstellung: Für den unterschriftsberechtigten Kollegen einen eigenen Account erstellen.
  • Unterzeichnung: Der Kollege kann sich anschließend im Portal anmelden und den AVV eigenständig unterzeichnen.

Relution 26.0.0