Prêt

Introduction #

Le système de prêt Relution aide les écoles à assurer une gestion efficace des appareils prêtés. Le système permet aux administrateurs de définir les conditions de prêt, de suivre les périodes de prêt et de surveiller l’état des appareils.

L’objectif est de garantir un processus transparent, sécurisé et fluide pour la remise et la restitution des appareils.

Une nouvelle fonctionnalité permet désormais d’effectuer les restitutions d’appareils avec l’application Relution Assets, voir Relution Assets App →.

Activer le système de prêt #

Le système de prêt peut être activé dans Relution pour le tenant souhaité via le chemin suivant :

Home → Paramètres → Prêt

Conditions d’utilisation #

Avant de remettre des appareils aux élèves ou aux enseignants, des conditions d’utilisation claires doivent être définies.

Celles-ci comprennent notamment :

• conditions générales d’utilisation
• règles de remise et de restitution des appareils prêtés
• responsabilité en cas de dommage ou de perte
• configuration initiale des appareils
• respect des règles de protection des données et de protection des mineurs

Ces conditions peuvent être enregistrées dans Relution sous Paramètres → Système de prêt et formatées en Markdown pour une meilleure lisibilité.

Il est possible d’enregistrer plusieurs variantes de conditions pouvant être sélectionnées lors du prêt.

Les conditions documentées sont disponibles tout au long du processus de prêt et peuvent être sélectionnées pour chaque prêt. Il est ainsi toujours possible de retracer dans quelles conditions un appareil a été prêté.

En complément, un contrat de prêt physique peut être conclu et téléversé dans le système.

Prêter des appareils #

Pour représenter le prêt de manière structurée dans Relution, les appareils peuvent être prêtés depuis l’Inventaire.

Deux points d’accès sont disponibles dans les détails de l’appareil :

• Accès rapide Prêter l’appareil dans l’encadré d’information (1)
• Onglet Prêt avec le bouton Prêter (2)

Dans la boîte de dialogue suivante, la période de prêt est définie via les champs obligatoires Prêté à partir du et Prêté jusqu’au.

L’appareil est attribué à un élève ou à un enseignant. Dans le champ texte libre Prêté à, le nom de l’emprunteur est saisi.

Une fonction de suggestion permet de sélectionner des noms déjà saisis ainsi que des utilisateurs Relution existants.

Informations supplémentaires lors du prêt #

Des commentaires peuvent être enregistrés dans le champ Remarques, par exemple :

• objectif du prêt
• projet ou mesure
• remarques sur l’état de l’appareil

Si des accessoires tels qu’un chargeur, une housse ou un stylet sont remis, cela peut être documenté et vérifié lors de la restitution.

En complément, il est possible de :

• sélectionner des conditions d’utilisation enregistrées
• téléverser une signature
• enregistrer un contrat de prêt physique sous forme de fichier

Un appareil actuellement prêté apparaît comme prêté dans l’aperçu Prêt et n’est plus disponible jusqu’à sa restitution.

Dans l’aperçu de l’inventaire, les appareils prêtés sont identifiables via les colonnes :

• Prêté à
• Prêté jusqu’au

Restituer des appareils #

La restitution s’effectue également via la page de détails de l’appareil :

• Raccourci Restituer l’appareil dans l’encadré d’information
• Onglet Prêt avec le bouton Restituer

Après une restitution réussie, l’appareil n’apparaît plus comme prêt actif dans l’aperçu Prêt.

La date de restitution est également affichée.

L’appareil est ensuite de nouveau disponible comme appareil de prêt et peut être prêté à nouveau.

Dépassement de la durée de prêt #

Si la durée de prêt est dépassée et que l’appareil n’est pas restitué à temps, la date Prêté jusqu’au apparaît en rouge dans l’aperçu de l’inventaire.

Des règles peuvent également être définies afin de réagir automatiquement à ces situations.

Règles en cas de dépassement de durée de prêt #

Les actions suivantes peuvent être exécutées automatiquement :

• Un appareil non restitué à temps peut être placé dans l’état non conforme avec la violation de conformité Durée de prêt dépassée.
• Grâce à l’action Notifier des utilisateurs ou groupes sélectionnés, les administrateurs peuvent être informés automatiquement.
• Les appareils prêtés peuvent être verrouillés directement.
• Les appareils peuvent être automatiquement réinitialisés aux paramètres d’usine.

Cela garantit une utilisation sécurisée et contrôlée des appareils prêtés.

Enregistrer les accessoires #

Relution permet de définir jusqu’à cinq champs supplémentaires personnalisés sous Propriétés personnalisées de l’appareil.

Exemples :

• chargeurs
• sacs
• stylos / stylets
• adaptateurs
• autres accessoires

Ces propriétés définies peuvent être configurées dans les détails de l’appareil et vérifiées spécifiquement lors de la restitution.

Une fois activées, les propriétés personnalisées apparaissent dans les détails de l’appareil sous Information en bas de la page.

Les propriétés personnalisées activées peuvent également être affichées dans l’aperçu de l’inventaire du portail Relution.

Il est ainsi possible d’enregistrer facilement quels accessoires appartiennent à un appareil. Lors de la restitution, il peut être rapidement vérifié si tous les objets remis ont été retournés intégralement.