Contrat de sous-traitance (AVV)

Pour garantir une conformité RGPD totale, vous devez, en tant que responsable du traitement, conclure un contrat de sous-traitance (AVV / DPA) avec l’exploitant de votre environnement Relution (le sous-traitant). La nouvelle fonction « Créer un AVV » vous permet de configurer et de signer ce contrat entièrement en ligne.

Relution permet ainsi une conclusion efficace, transparente et conforme à la loi des contrats de sous-traitance entre Relution GmbH et le client.

Dans la zone de notifications (1), un message global est affiché pour chaque organisation. Cela garantit que l’AVV peut être conclu individuellement pour chaque mandant ou globalement pour tous les sous-mandants.

Vous pouvez accéder aux paramètres de l’AVV de deux façons :

1. Directement via la notification (1 + 2) dans la zone de notifications.
2. Via le chemin de menu : Home → Settings → General / AVV

1. Informations générales #

Cette section permet d’identifier clairement le signataire et la personne morale qui conclut le contrat. La personne qui remplit cette section doit être habilitée à signer pour l’organisation.

2. Remarque importante concernant l’art. 9 du RGPD #

Veuillez tenir compte de l’avertissement mis en évidence en bleu :

Le traitement de données au titre de l’article 9 du RGPD n’est pas autorisé et doit être empêché par le donneur d’ordre.

Contexte : L’article 9 du RGPD régit les catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple, les données de santé, l’origine ethnique, les opinions politiques). Relution étant un système MDM qui traite principalement des données techniques et administratives, le traitement de ces catégories de données hautement sensibles n’est pas autorisé en fonctionnement standard et doit être empêché par vous en tant que donneur d’ordre.

3. Type de données #

Dans cette section, vous définissez quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées pour votre compte dans le cadre de l’utilisation de Relution. Cochez toutes les catégories concernées dont les données figurent dans votre instance Relution :

• Données de base (par ex. nom, prénom, sexe, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone)
• Données contractuelles de base (produits, contrat d’achat, prix d’achat, garanties)
• Données de journalisation (adresse IP, horodatage, événements avec contexte utilisateur)
• Contenus générés par les utilisateurs (par ex. messages de forum, demandes de fonctionnalités, demandes de support)
• Données d’appareils (type d’appareil, numéro d’appareil, adresse IP, informations sur le système d’exploitation, applications installées)
• Données de localisation (iBeacons, position GPS, réseau mobile, réseaux WiFi)

Si nécessaire, vous pouvez ajouter des catégories de données supplémentaires non listées ici via « Ajouter d’autres ».

4. Groupe des personnes concernées #

Sélectionnez quels groupes de personnes sont concernés par le traitement des données dans votre instance Relution :

• Parents et représentants des parents
• Clients finaux et fournisseurs
• Collaborateurs (par ex. salariés, enseignants, apprentis, personnel administratif)
• Élèves

Utilisez également ici la fonction « Ajouter d’autres » si d’autres groupes sont concernés et ne figurent pas dans la liste.

5. Contact d’urgence #

Indiquez ici les coordonnées de la personne de votre organisation qui peut être contactée immédiatement en cas de violation de données ou d’autres urgences liées à la sécurité. Ces informations sont obligatoires.

• Nom
• E-mail
• Téléphone

6. Conclusion et signature #

Avant de conclure le contrat, vous devez fournir deux confirmations :

1. Confirmation de l’habilitation à signer : Vous confirmez que vous êtes habilité à conclure le contrat au nom de votre organisation.
2. Accepter pour tous les sous-mandants : Cette option est pertinente si, en tant qu’instance supérieure (par ex. un organisme scolaire), vous concluez également le contrat pour des unités subordonnées gérées (par ex. des écoles individuelles).

Une fois tous les champs correctement remplis et les confirmations cochées, vous pouvez :

• Aperçu : Consulter au préalable le texte intégral du contrat.
• Signer l’AVV : Conclure le contrat de manière numérique. L’AVV devient alors juridiquement valide.

Conservez soigneusement le document signé dans le cadre de vos obligations de documentation (obligation de rendre compte au titre du RGPD).

Veuillez noter : une copie numérique de l’AVV signé est automatiquement envoyée au serveur de licences Relution.

Remarques concernant la signature de l’AVV #

Si vous n’êtes pas habilité à signer le contrat de sous-traitance (AVV), veuillez procéder comme suit :

• Création de compte : Créez un compte dédié pour le collègue habilité à signer.
• Signature : Le collègue peut ensuite se connecter au portail et signer l’AVV de manière autonome.

Relution 26.0.0