Contrat de sous-traitance (AVV)

Pour garantir une conformité RGPD totale, il est nécessaire, en tant que responsable du traitement, de conclure un contrat de sous-traitance (AVV / DPA) avec l’exploitant de l’environnement Relution (le sous-traitant). La nouvelle fonction Créer un AVV permet de configurer et de signer ce contrat entièrement en ligne.

Relution permet ainsi une conclusion efficace, transparente et conforme à la loi des contrats de sous-traitance entre Relution GmbH et le client.

Dans la zone de notifications (1), un message global est affiché pour chaque organisation. Cela garantit que l’AVV peut être conclu individuellement pour chaque mandant ou globalement pour tous les sous-mandants.

L’accès aux paramètres de l’AVV est possible de deux façons :

1. Directement via la notification (1 + 2) dans la zone de notifications.
2. Via le chemin de menu : Home → Settings → General / AVV

1. Informations générales #

Cette section permet d’identifier clairement le signataire et la personne morale qui conclut le contrat. La personne qui remplit cette section doit être habilitée à signer pour l’organisation.

2. Remarque importante concernant l’art. 9 du RGPD #

L’avertissement suivant, mis en évidence en bleu, doit être pris en compte :

Contexte : L’article 9 du RGPD régit les catégories particulières de données à caractère personnel (par exemple, les données de santé, l’origine ethnique, les opinions politiques). Relution étant un système MDM qui traite principalement des données techniques et administratives, le traitement de ces catégories de données hautement sensibles n’est pas autorisé en fonctionnement standard et doit être empêché par le donneur d’ordre.

3. Type de données #

Cette section permet de définir quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées dans le cadre de l’utilisation de Relution. Cocher toutes les catégories concernées dont les données figurent dans l’instance Relution :

• Données de base (par ex. nom, prénom, sexe, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone)
• Données contractuelles de base (produits, contrat d’achat, prix d’achat, garanties)
• Données de journalisation (adresse IP, horodatage, événements avec contexte utilisateur)
• Contenus générés par les utilisateurs (par ex. messages de forum, demandes de fonctionnalités, demandes de support)
• Données d’appareils (type d’appareil, numéro d’appareil, adresse IP, informations sur le système d’exploitation, applications installées)
• Données de localisation (iBeacons, position GPS, réseau mobile, réseaux WiFi)

Si nécessaire, des catégories de données supplémentaires non listées ici peuvent être ajoutées via Ajouter d’autres.

4. Groupe des personnes concernées #

Sélectionner quels groupes de personnes sont concernés par le traitement des données dans l’instance Relution :

• Parents et représentants des parents
• Clients finaux et fournisseurs
• Collaborateurs (par ex. salariés, enseignants, apprentis, personnel administratif)
• Élèves

Utilisez également ici la fonction Ajouter d’autres si d’autres groupes sont concernés et ne figurent pas dans la liste.

5. Contact d’urgence #

Indiquer ici les coordonnées de la personne de l’organisation qui peut être contactée immédiatement en cas de violation de données ou d’autres urgences liées à la sécurité. Ces informations sont obligatoires.

• Nom
• E-mail
• Téléphone

6. Conclusion et signature #

Avant de conclure le contrat, deux confirmations doivent être fournies :

1. Confirmation de l’habilitation à signer : atteste que le signataire est habilité à conclure le contrat au nom de l’organisation.
2. Accepter pour tous les sous-mandants : cette option est pertinente si, en tant qu’instance supérieure (par ex. un organisme scolaire), le contrat est également conclu pour des unités subordonnées gérées (par ex. des écoles individuelles).

Une fois tous les champs correctement remplis et les confirmations cochées, deux actions sont possibles :

• Aperçu : Consulter au préalable le texte intégral du contrat.
• Signer l’AVV : Conclure le contrat de manière numérique. L’AVV devient alors juridiquement valide.

Remarque : une copie numérique de l’AVV signé est automatiquement envoyée au serveur de licences Relution.

Remarques concernant la signature de l’AVV #

Si la personne concernée n’est pas habilitée à signer le contrat de sous-traitance (AVV), procéder comme suit :

• Création de compte : créer un compte dédié pour le collègue habilité à signer.
• Signature : Le collègue peut ensuite se connecter au portail et signer l’AVV de manière autonome.

Relution 26.0.0